Bedarfsgerechte Personalplanung

Die Planungen für einen Wechsel der Dienstplansoftware liefen bereits seit einiger Zeit. Das Vorgängermodell „Systema Dienstplan“ entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen und Bedarfen und konnte wichtige Funktionen und Schnittstellen nur unzureichend abbilden. Mit der Entscheidung des Herstellers, die Weiterentwicklung der Software einzustellen, war auch die Entscheidung für einen Softwarewechsel klar.

Bereits 2023 begann ein NRD-übergreifendes Projektteam mit den Planungen, die dann ab Anfang 2024 von einem vierköpfigen Kernteam aus Mitarbeitenden der Personalabteilung und der Mitarbeitervertretung umgesetzt wurden. Die Herausforderung dabei: Der Umzug der internen IT-Basis in ein neues Rechenzentrum im Herbst. „Damit war für uns klar, dass wir auch die Umstellung inklusive Rollout bis Oktober – also drei Monate vor Jahresende – schaffen mussten“, sagt Nicole Pullmann, die das Projekt federführend leitete. Ein durchaus sportlicher Zeitplan, den das Projektteam mit Bravour meisterte.

Im Mai fand eine erste Schulung durch den Hersteller statt. Von den geplanten Schulungen konnte jedoch nur eine durch den Softwarehersteller realisiert werden, so dass das Projektteam die restliche Einarbeitung in Eigenregie übernehmen musste. Glücklicherweise waren die Grundlagen intern bereits vorhanden. „Die NRD-Altenhilfe nutzt Vivendi PEP bereits seit mehreren Jahren mit guten Erfahrungen, so dass wir nicht bei Null anfangen mussten“, berichtet Christine Köbeler, Referentin für Dienstplanmanagement und Teil des Projektteams. Sie fügt schmunzelnd hinzu: „Mittlerweile kennen wir uns so gut aus, dass wir selbst eine Hotline für das Produkt übernehmen könnten.“ Die Umstellung begann mit einer NRD-übergreifenden Pilotgruppe im Juni, bevor im Sommer innerhalb von drei Monaten der komplette Rollout für die rund 2.600 Mitarbeitenden erfolgte. Tatkräftige Unterstützung erhielt das Team dabei von IT-Mitarbeiter Kevin Stapf, der die Einrichtung der Mitarbeitenden im neuen System übernahm. Verantwortlich für die Projektorganisation war Miriam Korth, Stabsstelle Unternehmensentwicklung und -steuerung.

Tages- und ortsunabhängige Planung

Ein zentrales Element der neuen Software ist die Optimierung des Ausfallmanagements. Ergänzend zu den 2022 neu eingeführten „Stand by-Diensten“ wurde das „Holen aus dem Frei“-Verfahren mit einheitlichen Pauschalen neu gestaltet und beide Prozesse digital über Vivendi PEP organisiert. Der Vorteil liegt auf der Hand: „Bisher haben wir hier manuell mit Formularen gearbeitet, das entfällt jetzt“, sagt Nicole Pullmann. Personalengpässe können nun automatisch über das Programm angezeigt und gesteuert werden. „Die Software ermöglicht eine effiziente Dienstplanung, setzt aber auch eine gute Planung voraus“.

Auch andere Prozesse sind durch den Wegfall umständlicher Formulare einfacher geworden, etwa die persönliche Arbeitszeiterfassung oder die Beantragung von Urlaubszeiten über den neuen „Self-Service“. Dieser ermöglicht nun die mobile Arbeitszeiterfassung für alle – ob am PC oder mobil per Handy. Davon profitieren insbesondere Mitarbeitende, die im ambulanten Bereich oder z. B. in der Schulbegleitung tätig sind und bisher keinen Zugang zur digitalen Zeiterfassung hatten. Der „Self-Service“ bietet den Mitarbeitenden mehr Handlungssicherheit und Kontrolle über die eigenen Prozesse. „Die Mitarbeitenden übernehmen alle relevanten Funktionen selbst, haben dadurch einen aktuellen Stand und können auch eigenständig Änderungen vornehmen. Lästige Korrekturzettel entfallen. Das ist ein großer Vorteil“, so Pullmann.

Vivendi PEP ist das dritte Connext-Produkt, das in der NRD für die Prozesssteuerung eingesetzt wird. Vivendi NG und Vivendi PG werden bereits in der Klientenverwaltung verwendet. Mit Vivendi PEP schließt sich nun der Kreis. Nicole Pullmann: „Für 2025 planen wir die Verknüpfung von Klienten- und Personalsoftware. Ziel ist es, eine bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung in Abstimmung mit den Kostenträgern durchführen zu können".

Die üblichen Anfangsschwierigkeiten im Umgang mit der neuen Software nehmen merklich ab. „Es gab viele technische Umstellungen in diesem Jahr, das war für alle Mitarbeitenden eine Herausforderung“, bestätigen auch Pullmann und Köbeler. Die Akzeptanz und die Sicherheit im Umgang mit Vivendi PEP wachsen. Parallel dazu wollen beide die Anwenderbetreuung ausbauen. Christine Köbeler: „Wir werden weitere schriftliche Anleitungen zur Verfügung stellen.“ Neben der Möglichkeit, individuelle Fragen per E-Mail zu klären, gibt es auch einen eigenen Kanal in Microsoft Teams, der die Dienstplanenden gezielt unterstützt und über Neuerungen informiert.

Foto: Nicole Pullmann (stehend) und Christine Köbeler beim Auswerten von Personaleinsatzdaten.